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公文校對常識
作者:hn_uibj1 日期:2019-10-21 瀏覽

來源 | 人民論壇VIP

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估計很多筆桿子都有這樣的經歷,辛苦加了幾個夜班寫成的文稿,自信滿滿地交給領導審閱,誰知上來就被圈上了幾個錯字病句和誤用的標點符號,細一看還有邏輯不通的情況。

如何避免出現這種尷尬狀況、保證公文質量?校對,是必不可少的一環。校對是對寫作、修改的補充和完善,可謂寫作開流、修改正本、校對凈后。

公文校對看似簡單,做好不易,我們需要樹立負責的工作作風,也要掌握科學的工作方法。今天,思響哥就與大家分享一些實用的公文校對常識。

首先,我們必須明確公文校對的六個原則

  • 先排后校。即先按照規定格式排版,打印出清樣后再作校對。
  • 逢文必校。不能因為有的文稿篇幅短、字數少、內容簡單就放松校對。
  • 每字必核。一份公文文字表述是否準確、通順、簡練,人名、地名、時間、數字、引文是否準確規范、嚴謹等,都要堅持一個標點一個標點地校,一個字一個字地核,不能有任何疏忽。
  • 校寫分離。公文起草和校對最好由不同的同志來進行。
  • 急文穩校。越是急件越要沉住氣、穩住勁,否則會導致一些明顯的低級錯誤沒有校出,釀成不良后果。
  • 發前再校。

接下來,思響哥通過一些實例,為大家總結公文校對須把好的“三關”及一些實用方法。

1

語言關

公文語言要保證其嚴肅性、權威性,因此,要尤其注意校對這幾類詞語,規范使用,達到公文語言權威、準確、簡潔的效果。

  • 概約詞

諸如“基本上”“一般”“部分”“一些”“大多數”“少數”等不確定的詞盡量少用或不用。非用不可時,要嚴肅對待,實事求是,切不可回避矛盾,或隨意夸大。

  • 介詞

要避免介詞連用。

如:關于對……的修改意見。

“關于”和“對”都指向同一個對象,兩詞連用沒有必要。去掉“對”將上句變成“關于……的修改意見”時,顯得更加明快利落。

  • 專有名詞

對公文中出現的人名、地名、機關名、事物名等專有名詞要尤其注意,校對時要遵循以下幾個原則:

1.按照權威部門認定的或長期以來通用的名稱使用;

2.人的職務、機關單位名稱、行政區劃若有變化,應使用最新的名稱;

3.使用標準全稱,不要自作主張隨意縮略;

4.名稱在公文中的前后須保持一致;

5.名稱必須與所指對象的性質相符,如“中央各部委”指中共中央宣傳部、組織部、統戰部、政法委等黨中央的組成機構,“國家各部委”指國務院所屬各行政機構。

  • 格式語

對公文寫作中約定俗成的一些格式化用語,要遵守約定,不得隨意更改、立異標新。

如:

請示的結語用“以上妥否,請批復”;

平行文的結束語,如屬知照事項不需答復的,則用“專此致函”,如屬需要答復的,則必須用“專此致函,請復”;

報告的結尾,則需要使用“專此報告”。

如:請示語多用“懇請”,商洽函多用“商請”等。

  • 詞意易混淆的其他詞語

如:

“權利”與“權力”、“截至”與“截止”、“起用”與“啟用”、“制定”與“制訂”等等,這些詞語很容易混淆,校對時一定要分清該用哪一個,決不能含糊。

2

邏輯關

對于公文來說,邏輯是將全文語言緊密聯結為一個整體的筋脈。違背邏輯原理的公文往往會出現結構混亂、詞不達意、表意缺漏或者重復啰唆等問題,作用大打折扣。

因此,公文校對還需把好邏輯關,思響哥通過一些例子,來說明公文內容表述方面不易發現的問題。

  • 概念不明確

在使用概念表達思想時,其內涵和外延一定要明確,這是基本的邏輯要求。

例:各部門間要加強協調配合,完善有關政策。

此句“間”是“之間”的省略,“各部門間”指的是各部門的相互關系,不是實體部門,不能作為主項與“完善有關政策”連用,應該改為“各部門要加強協調配合,完善有關政策”。

  • 限制不當

限制是通過縮小概念的外延來明確概念的邏輯方法。

例:2014年—2018年,四市生產總值由2048億元提高到了3387億元。

此句是想說2018年四市生產總值達到了多少。句中“2014年—2018年”包括“2014年、2015年、2016年、2017年、2018年”,而后面對應的生產總值數只有2014年和2018年的,因此,用“2014年—”來限制“2018年”是錯誤的,應該改為“相較于2014年,2018年四市生產總值由2048億元提高到了3387億元”。

  • 自相矛盾

在表達中,相互矛盾的兩個概念或判斷不能都存在。

例:實現互聯網與農業線上線下“雙融合”發展。

“雙融合”是指兩組“融合”,如A與B融合、C與D融合。而句中只有“互聯網與農業”一組融合,與“雙融合”是自相矛盾的,應該改為“實現互聯網與農業線上線下融合發展”。

  • 不符合方位邏輯

方位邏輯指含有方位詞的命題,其“真”值依賴于在什么方位說出它,隨著說出方位的不同而變化,如果不注意說出它的方位,“真”可能會變成“假”。

例:市政府文件表述“明確各區市政府對查處本轄區內制售‘地條鋼’等違法違規行為負總責”。

從講述者(市政府)的角度講,本轄區指全市區域;從被講述對象(區市政府)的角度講,本轄區則指區市所轄區域。例句混淆講述者和被講述對象的方位概念,可修改為“明確各區市政府對查處各自轄區內制售‘地條鋼’等違法違規行為負總責”。

3

政策關

嚴把公文校核中的政策關是保證公文權威性、嚴肅性的關鍵,是公文校對的“核心”。把好政策關,應做到“上下左右前后”六面看。

  • “上”看

“上看”就是要校對公文是否符合國家法律法規、黨的方針政策和上級文件精神。

若遇到引用國家法律法規、黨的方針政策和上級文件的情況,校對時一定要與原文一一對照。

  • “下”看

“下”看,就是校對公文制定的政策有無必要性和是否具有可操作性。

具體到某一政策有無必要制發,要看其對本區域內各項事業發展有無指導意義,與本區域民情民意是否順應,同本區域財政的承受能力是否相匹配等。

其次,要看公文制定的政策是否具有可操作性。公文中要有具體化、明確化的解決問題的辦法和指導工作的措施。

如:

寫明要“加強協調”,卻沒有加強協調的具體辦法,也沒有明確的權力和責任,公文成了“空”對“空”式的指示。

“有關部門要嚴密配合”,則沒有指出由哪幾個部門配合,工作上如何分工協作。

  • “左”看“右”看

“左”看“右”看就是校對公文政策在部門間的協調性,即看公文制定的政策是否超越發文機關的職能權限;是否與其他部門的相關政策相吻合,以避免文件間出現矛盾。

  • “前”看“后”看

首先要校對公文與本機關已有公文之間是否相承。

如,對同一問題的不同側面做出新規定時,前后兩個公文應彼此包容。若前面的公文不太適應新的情況有待修改時,要嚴格查找已有公文不符合現有社會狀況的因素,并認真校對待發公文對其完善和修改之處。

其次要看公文后部與前部提法是否一致,不可出現自相矛盾或表述上的偏差。

把好語言關、邏輯關、政策關,一篇公文的校對就完成了一大部分。除此之外,還需注意錯別字、標點符號、數字使用等細節。這些細節看似簡單,但“小事切不可小視”,我們要注意“勤查”勘誤,杜絕這些文稿硬傷。若想了解公文寫作中標點符號和數字的使用門道,可參見公文寫作系列課程。

編輯整理 | 劉一霖

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